Office Manager F/H
Office Manager F/H
Vos responsabilités
Titre du poste : Office Manager F/H
Localisation : Genève.
Taux d’activité : 100%, CDI.
Date de commencement : 1er Février 2027.
Contexte du poste
Dans le cadre de son développement, Antaes recherche un(e) Office Manager afin d’assurer le bon fonctionnement quotidien de ses bureaux et de contribuer à la gestion administrative et RH de ses activités.
Véritable interface entre les collaborateurs, les équipes internes et les prestataires externes, vous intervenez sur des missions variées associant accueil, administration du personnel, gestion des locaux et coordination des services généraux.
Ce poste requiert une excellente organisation, de la polyvalence, de la rigueur et un sens du service développé.
Missions principales :
Accueil et réception
- Assurer la gestion du standard téléphonique et orienter les appels vers les interlocuteurs concernés.
- Accueillir les visiteurs et veiller à la bonne tenue de l’espace de réception.
- Gérer la réception, le tri, la distribution et l’expédition du courrier.
- Administrer les badges d’accès aux locaux et aux parkings.
Gestion administrative
- Rédiger, saisir et mettre en forme les documents administratifs sur Word, Excel et PowerPoint.
- Assurer le classement et l’archivage des documents.
- Commander et centraliser les attestations nécessaires aux réponses aux appels d’offres.
- Organiser les réservations liées aux déplacements professionnels des consultants.
- Assurer le suivi des demandes internes et transmettre les informations aux interlocuteurs concernés.
- Participer au suivi administratif des relations avec les prestataires externes.
Administration du personnel et soutien RH
- Préparer et suivre les dossiers administratifs d’intégration des collaborateurs : demandes de permis de travail, affiliations aux assurances, allocations familiales et collecte des justificatifs.
- Collecter, vérifier et centraliser les documents administratifs des collaborateurs ainsi que les éléments nécessaires à la préparation de la paie.
- Saisir et mettre à jour les fiches collaborateurs dans les outils.
- Participer aux réunions et aux actions de mise en conformité relatives à la protection des données personnelles (nLPD).
- Organiser les attentions destinées aux collaborateurs lors des événements marquants de leur vie.
Office management et services généraux
- Gérer l’économat, les stocks et les commandes de fournitures de bureau et de consommables.
- Assurer le suivi des équipements et du matériel mis à disposition des collaborateurs.
- Organiser et gérer les archives physiques.
- Coordonner les prestataires externes, notamment pour le nettoyage, les solutions d’impression et les équipements de bureau.
- Veiller à la qualité des prestations et au suivi des demandes d’intervention.
Coordination informatique et soutien événementiel
- Assurer la liaison avec le prestataire informatique externe et suivre les demandes de support.
- Tenir à jour le suivi du parc informatique et des équipements.
- Centraliser et traiter les demandes d’accès informatiques en coordination avec les interlocuteurs concernés.
- Apporter un soutien à l’organisation des événements de l’entreprise.
Votre profil
Profil recherché :
- Formation en administration, gestion, assistanat ou domaine similaire.
- Expérience dans une fonction d’Office Manager, d’assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) ou d’assistant(e) RH.
- Bonne maîtrise de Word, Excel et PowerPoint et aisance avec les outils de gestion ; la connaissance de Boond, Salesforce ou SAP constitue un atout.
- Niveau d'anglais intermédiaire B2 demandé.
- Des connaissances en administration du personnel en Suisse, notamment concernant les permis de travail, les assurances et les allocations familiales, constituent un atout.
- Excellentes capacités d’organisation et de priorisation pour gérer plusieurs demandes et échéances simultanément.
- Rigueur, discrétion et respect de la confidentialité dans le traitement des données administratives et RH.
- Sens du service, aisance relationnelle et capacité à collaborer avec des interlocuteurs variés.
- Autonomie, réactivité et polyvalence pour accompagner les besoins quotidiens des équipes.
Nous remercions sincèrement tous les candidats de l'intérêt qu'ils portent à notre organisation. Cependant, seuls ceux sélectionnés pour une considération ultérieure seront contactés.
Lorsque cela s'applique, la forme masculine est utilisée pour des raisons de lisibilité et est destinée à inclure toutes les identités de genre.
À propos d'Antaes
Créée en 2007, Antaes est une société suisse de conseil en management et technologie classée dans le top 15 des sociétés de conseil en Suisse. Nous comptons plus de 300 ingénieurs expérimentés qui partagent notre passion.
Présents en Suisse, à Singapour, à Hong-Kong et en France, nous accompagnons nos clients suisses, et internationaux en intervenant dans les domaines suivants :
- Conseil en organisation et transformation
- Ingénierie Industrielle
- Management des systèmes d'Information
En rejoignant nos équipes vous découvrirez :
- Une équipe dynamique dans un esprit start-up
- Un accompagnement humain et un suivi de l’évolution de votre carrière
- Des challenges pour contribuer au développement de votre réseau
- Des événements : team building, meet-up, workshop, Winter Event …
-
Une entreprise certifiée @HappyAtWork et ayant une politique RSE engagée (médaille d’or Ecovadis2023)
Office Manager F/H
Titre du poste : Office Manager F/H
Localisation : Genève.
Taux d’activité : 100%, CDI.
Date de commencement : 1er Février 2027.
Contexte du poste
Dans le cadre de son développement, Antaes recherche un(e) Office Manager afin d’assurer le bon fonctionnement quotidien de ses bureaux et de contribuer à la gestion administrative et RH de ses activités.
Véritable interface entre les collaborateurs, les équipes internes et les prestataires externes, vous intervenez sur des missions variées associant accueil, administration du personnel, gestion des locaux et coordination des services généraux.
Ce poste requiert une excellente organisation, de la polyvalence, de la rigueur et un sens du service développé.
Missions principales :
Accueil et réception
- Assurer la gestion du standard téléphonique et orienter les appels vers les interlocuteurs concernés.
- Accueillir les visiteurs et veiller à la bonne tenue de l’espace de réception.
- Gérer la réception, le tri, la distribution et l’expédition du courrier.
- Administrer les badges d’accès aux locaux et aux parkings.
Gestion administrative
- Rédiger, saisir et mettre en forme les documents administratifs sur Word, Excel et PowerPoint.
- Assurer le classement et l’archivage des documents.
- Commander et centraliser les attestations nécessaires aux réponses aux appels d’offres.
- Organiser les réservations liées aux déplacements professionnels des consultants.
- Assurer le suivi des demandes internes et transmettre les informations aux interlocuteurs concernés.
- Participer au suivi administratif des relations avec les prestataires externes.
Administration du personnel et soutien RH
- Préparer et suivre les dossiers administratifs d’intégration des collaborateurs : demandes de permis de travail, affiliations aux assurances, allocations familiales et collecte des justificatifs.
- Collecter, vérifier et centraliser les documents administratifs des collaborateurs ainsi que les éléments nécessaires à la préparation de la paie.
- Saisir et mettre à jour les fiches collaborateurs dans les outils.
- Participer aux réunions et aux actions de mise en conformité relatives à la protection des données personnelles (nLPD).
- Organiser les attentions destinées aux collaborateurs lors des événements marquants de leur vie.
Office management et services généraux
- Gérer l’économat, les stocks et les commandes de fournitures de bureau et de consommables.
- Assurer le suivi des équipements et du matériel mis à disposition des collaborateurs.
- Organiser et gérer les archives physiques.
- Coordonner les prestataires externes, notamment pour le nettoyage, les solutions d’impression et les équipements de bureau.
- Veiller à la qualité des prestations et au suivi des demandes d’intervention.
Coordination informatique et soutien événementiel
- Assurer la liaison avec le prestataire informatique externe et suivre les demandes de support.
- Tenir à jour le suivi du parc informatique et des équipements.
- Centraliser et traiter les demandes d’accès informatiques en coordination avec les interlocuteurs concernés.
- Apporter un soutien à l’organisation des événements de l’entreprise.
Chef de Projet Sécurité Maintenance Industrielle F/H
Nous recrutons en CDI un Chef de Projet Sécurité Maintenance Industrielle F/H afin de rejoindre notre pôle d'expertise industrielle dans le cadre d'un projet de grande envergure et longue durée, d'extension des activités de notre partenaire.
En tant que Chef de Projet Sécurité Maintenance Industrielle F/H, vos missions seront :
- Être le référent sécurité du périmètre Maintenance et assurer la coordination entre les équipes opérationnelles, le département SSE et le coordinateur sécurité (COSEC).
- Piloter les sujets sécurité de bout en bout : identification des besoins, analyse des risques, définition, déploiement et suivi des plans d’actions.
- Assurer le pilotage de la sécurité des équipements et des interventions de maintenance, en tenant compte des contraintes opérationnelles.
- Définir et suivre les indicateurs de performance sécurité afin de mesurer les résultats et d’identifier les axes de progrès.
- Développer et déployer des standards, outils et bonnes pratiques, en faisant évoluer les pratiques existantes et en favorisant l’adhésion des équipes.
- Accompagner les équipes dans l’analyse des risques, des incidents et des presque-accidents afin d’améliorer les conditions de travail et la prévention.
Chef de Projet Junior - Machine Spéciale F/H
Nous recrutons en CDI un Chef de Projet Junior - Machine Spéciale F/H pour rejoindre notre pôle d'expertise industrielle, dans le cadre d'un projet de grande envergure et de longue durée d'extension des activités industrielles de notre partenaire.
En tant que Chef de Projet Junior - Machine Spéciale F/H, vos missions seront :
- Gérer des projets de développement de machines spéciales en tenant compte des exigences fonctionnelles, de la faisabilité technique et des contraintes de fabrication.
- Utiliser des logiciels de CAO pour créer des modèles 3D précis des composants et des assemblages.
- Effectuer des analyses de stress et de performance pour garantir la robustesse et l'efficacité des conceptions.
- Préparer des plans détaillés, des spécifications techniques et des documents de fabrication pour guider la production.
- Effectuer des tests et des simulations pour valider les performances des conceptions et proposer des améliorations.
- Assurer une veille technologique pour rester à jour sur les tendances et les innovations dans le domaine de la conception mécanique.
Chef de Projet Industriel - Machines Spéciales F/H
Nous recrutons en Chef de Projet Industriel - Machines Spéciales F/H afin de rejoindre notre pôle d'expertise dans le cadre d'un projet de grande envergure et longue durée, d'extension des activités de notre partenaire.
En tant que Chef de Projet Industriel - Machines Spéciales F/H, vos missions principales seront :
- Vous assurez la gestion technique, administrative et financière des projets qui vous sont confiés dans le cadre des activités.
- Vous pilotez et coordonnez l’ensemble des phases des projets de développement de machines spéciales : études, achats, réalisation, sous-traitance, essais, emballage et expédition auprès des clients.
- Vous êtes un interlocuteur clé, aussi bien auprès des équipes techniques internes que des clients, et veillez à la bonne coordination des différents intervenants.
- Vous assurez le suivi et le reporting des projets sur les volets qualité, coûts et délais, en interne comme auprès du client.
- Vous participez à l’élaboration des offres commerciales en réalisant les chiffrages des futurs projets qui vous seront confiés.
Expert Chiffrage Temps & Performance Industrielle H/F
Nous recrutons en CDI un Expert Chiffrage Temps & Performance Industrielle H/F afin de rejoindre notre pôle d'expertise dans le cadre d'un projet de grande envergure et longue durée, d'extension des activités de notre partenaire.
En tant que Expert Chiffrage Temps & Performance Industrielle H/F, vos missions seront :
- Structurer et formaliser les impacts stratégiques afin de piloter la performance globale de l’entreprise à travers le déploiement d’une véritable culture du temps.
- Apporter une expertise reconnue et assurer une veille méthodologique sur les fondamentaux du chiffrage des temps et les méthodes de calcul des impacts associés.
- Définir, formaliser et optimiser les règles métiers, les standards et les processus relatifs au chiffrage des temps opératoires.
- Concevoir et déployer des indicateurs et métriques de performance permettant le suivi de l’activité et de l’efficacité des processus.
- Intervenir en tant qu’expert chiffrage des temps sur les projets de la division, en collaboration étroite avec les équipes Production, Industrialisation, Gestion, Finances ainsi qu’avec les partenaires internes et externes.
- Accompagner, former et sensibiliser les équipes, les partenaires et la hiérarchie, en jouant un rôle moteur dans la diffusion et l’appropriation de la culture du temps au sein de l’organisation.
Office Manager F/H
Vos responsabilités
Titre du poste : Office Manager F/H
Localisation : Genève.
Taux d’activité : 100%, CDI.
Date de commencement : 1er Février 2027.
Contexte du poste
Dans le cadre de son développement, Antaes recherche un(e) Office Manager afin d’assurer le bon fonctionnement quotidien de ses bureaux et de contribuer à la gestion administrative et RH de ses activités.
Véritable interface entre les collaborateurs, les équipes internes et les prestataires externes, vous intervenez sur des missions variées associant accueil, administration du personnel, gestion des locaux et coordination des services généraux.
Ce poste requiert une excellente organisation, de la polyvalence, de la rigueur et un sens du service développé.
Missions principales :
Accueil et réception
- Assurer la gestion du standard téléphonique et orienter les appels vers les interlocuteurs concernés.
- Accueillir les visiteurs et veiller à la bonne tenue de l’espace de réception.
- Gérer la réception, le tri, la distribution et l’expédition du courrier.
- Administrer les badges d’accès aux locaux et aux parkings.
Gestion administrative
- Rédiger, saisir et mettre en forme les documents administratifs sur Word, Excel et PowerPoint.
- Assurer le classement et l’archivage des documents.
- Commander et centraliser les attestations nécessaires aux réponses aux appels d’offres.
- Organiser les réservations liées aux déplacements professionnels des consultants.
- Assurer le suivi des demandes internes et transmettre les informations aux interlocuteurs concernés.
- Participer au suivi administratif des relations avec les prestataires externes.
Administration du personnel et soutien RH
- Préparer et suivre les dossiers administratifs d’intégration des collaborateurs : demandes de permis de travail, affiliations aux assurances, allocations familiales et collecte des justificatifs.
- Collecter, vérifier et centraliser les documents administratifs des collaborateurs ainsi que les éléments nécessaires à la préparation de la paie.
- Saisir et mettre à jour les fiches collaborateurs dans les outils.
- Participer aux réunions et aux actions de mise en conformité relatives à la protection des données personnelles (nLPD).
- Organiser les attentions destinées aux collaborateurs lors des événements marquants de leur vie.
Office management et services généraux
- Gérer l’économat, les stocks et les commandes de fournitures de bureau et de consommables.
- Assurer le suivi des équipements et du matériel mis à disposition des collaborateurs.
- Organiser et gérer les archives physiques.
- Coordonner les prestataires externes, notamment pour le nettoyage, les solutions d’impression et les équipements de bureau.
- Veiller à la qualité des prestations et au suivi des demandes d’intervention.
Coordination informatique et soutien événementiel
- Assurer la liaison avec le prestataire informatique externe et suivre les demandes de support.
- Tenir à jour le suivi du parc informatique et des équipements.
- Centraliser et traiter les demandes d’accès informatiques en coordination avec les interlocuteurs concernés.
- Apporter un soutien à l’organisation des événements de l’entreprise.
Votre profil
Profil recherché :
- Formation en administration, gestion, assistanat ou domaine similaire.
- Expérience dans une fonction d’Office Manager, d’assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) ou d’assistant(e) RH.
- Bonne maîtrise de Word, Excel et PowerPoint et aisance avec les outils de gestion ; la connaissance de Boond, Salesforce ou SAP constitue un atout.
- Niveau d'anglais intermédiaire B2 demandé.
- Des connaissances en administration du personnel en Suisse, notamment concernant les permis de travail, les assurances et les allocations familiales, constituent un atout.
- Excellentes capacités d’organisation et de priorisation pour gérer plusieurs demandes et échéances simultanément.
- Rigueur, discrétion et respect de la confidentialité dans le traitement des données administratives et RH.
- Sens du service, aisance relationnelle et capacité à collaborer avec des interlocuteurs variés.
- Autonomie, réactivité et polyvalence pour accompagner les besoins quotidiens des équipes.
Nous remercions sincèrement tous les candidats de l'intérêt qu'ils portent à notre organisation. Cependant, seuls ceux sélectionnés pour une considération ultérieure seront contactés.
Lorsque cela s'applique, la forme masculine est utilisée pour des raisons de lisibilité et est destinée à inclure toutes les identités de genre.
À propos d'Antaes
Créée en 2007, Antaes est une société suisse de conseil en management et technologie classée dans le top 15 des sociétés de conseil en Suisse. Nous comptons plus de 300 ingénieurs expérimentés qui partagent notre passion.
Présents en Suisse, à Singapour, à Hong-Kong et en France, nous accompagnons nos clients suisses, et internationaux en intervenant dans les domaines suivants :
- Conseil en organisation et transformation
- Ingénierie Industrielle
- Management des systèmes d'Information
En rejoignant nos équipes vous découvrirez :
- Une équipe dynamique dans un esprit start-up
- Un accompagnement humain et un suivi de l’évolution de votre carrière
- Des challenges pour contribuer au développement de votre réseau
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Une entreprise certifiée @HappyAtWork et ayant une politique RSE engagée (médaille d’or Ecovadis2023)
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